分譲マンションに住むうえで避けて通れないのが「管理組合」の存在です。日常の維持管理や将来の大規模修繕、さらには住民間のトラブル対応まで、管理組合には多くの役割が課されています。しかし、実際には役員のなり手がいない、高齢化が進んでいる、管理費や修繕積立金が不足しているといった問題が山積みで、運営に悩む組合も少なくありません。
「どうすれば管理組合の負担を減らせるのか？」「住民同士のトラブルを防ぐにはどうすればいいのか？」そんな疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか。複雑な制度や住民間の利害関係が絡む中、的確な判断と運営を求められる管理組合の運営は、決して簡単なものではありません。
この記事では、分譲マンションにおける管理組合の基本から、よくある悩み、さらにその解決策までを整理してご紹介します。初めて理事を引き受けた方や、今後の運営に不安を感じている方にとって、現状を見直すヒントになる内容です。
【管理組合の基本と役割を知ろう】
分譲マンションでは、所有者全員で建物や敷地の維持管理を行う必要があります。その中心となるのが「管理組合」です。円滑なマンション運営のためには、まず管理組合の基本的な仕組みや役割を理解することが欠かせません。
管理組合とは、マンションを所有する区分所有者全員で構成される団体です。これは法律（区分所有法）に基づいて自動的に成立するもので、特別な手続きは不要です。各住戸の所有者は、管理組合の一員として建物全体の管理や運営に参加する義務を持ちます。
管理組合が行う活動には、共用部分の修繕、清掃業務の手配、管理費の徴収、建物の長期修繕計画の策定などが含まれます。これらはすべて、区分所有者全体の資産価値を維持するための大切な業務です。
管理組合の役割は非常に多岐にわたります。代表的なものとしては以下のようなものがあります。
①共用部分の維持管理
エントランス、エレベーター、外壁などの共有スペースを適切に保つ
徴収、支出の管理と報告を通じた資金運用
③管理規約の制定・改定
住民のルールづくりとその見直し
④管理会社との契約と監督
業務委託の内容を確認し、適切に運用されているかを監視
これらの責任を果たすために、管理組合は意思決定の場として総会を開催し、必要に応じて理事会を設けて日常業務を進めています。
【理事会と総会の違いと機能】
理事会と総会は、管理組合の運営において中核的な役割を果たしますが、それぞれの機能は異なります。
総会は、区分所有者全員が参加する会議で、年に1回以上の開催が法律で義務づけられています。総会では、予算や決算の承認、役員の選任、規約の変更といった重要な事項を決議します。
理事会は、総会で選ばれた理事たちによって構成され、日常的な管理運営を行うための執行機関です。理事会は、共用部分の修繕手配や業者とのやり取り、苦情対応などを担い、管理組合の方針を具体的に実行していきます。
理事会の活動がしっかりしているかどうかが、マンション全体の運営に大きく影響します。そのため、役員選びや日々の会議の持ち方も非常に重要なポイントとなります。
【よくある管理組合の悩みとその背景】
分譲マンションの管理組合には、全国共通で見られる共通の課題があります。多くの組合が抱える問題には、住民構成の変化やマンションの老朽化など、時代の流れとともに複雑化する背景があります。ここでは代表的な悩みとその要因を見ていきましょう。
①役員のなり手不足と高齢化
管理組合の最大の課題のひとつが、理事や監事などの役員のなり手が不足しているという点です。特に高齢化が進むマンションでは、健康や体力の問題から役職を引き受けたがらない人が多くなっています。さらに、現役世代の住民は仕事や家庭の都合で役員の業務に時間を割くことが難しく、役員選任が困難になるケースが目立っています。
結果として、同じ人が何年も連続で理事を務める「輪番制の崩壊」や、適切な運営ができなくなる「空洞化」が発生してしまうのです。
②住民間のトラブルと対応策
近年増えているのが、騒音やペット飼育、駐輪場の使い方などを巡る住民間のトラブルです。マンションという集合住宅特有の生活環境では、住民同士の価値観の違いが摩擦を生みやすく、小さなトラブルが管理組合に持ち込まれることがよくあります。
しかし、管理組合には法的な強制力がないため、調整役としての機能には限界があります。明確なルール整備や、中立的な第三者への相談体制の確保が求められます。
③管理費や修繕積立金の不足問題
マンションの長期的な維持には、定期的な修繕が欠かせません。しかし、適正な修繕積立金が設定されていない場合、必要な工事に対応できない事態に陥ることがあります。特に築年数が20年を超えるマンションでは、初期の積立金が少額に設定されていたことが多く、資金が不足しがちです。
このような資金不足により、大規模修繕の際に急な一時金徴収を行うことになったり、修繕工事そのものを先延ばしにしたりすることで、建物の劣化が進んでしまう危険もあります。
これらの悩みは、管理組合の努力だけでは解決が難しい場合も多く、外部の知識や専門家の支援を取り入れることも視野に入れるべき課題です。
【役員のなり手不足を解消するための工夫】
管理組合の円滑な運営には、理事や監事など役員の存在が欠かせません。しかしながら、近年では「やりたがる人がいない」「毎年同じ人が担当している」といった声が多く聞かれます。こうした状況に対しては、制度の見直しや外部の力の導入など、多面的な工夫が必要です。
①役員資格の見直しと報酬制度の導入
まず検討したいのが、役員に求められる資格や選任条件の見直しです。例えば、従来は「居住している区分所有者」に限定していた役員資格を「非居住所有者」や「家族代表者」まで広げることで、候補者の母数を増やすことが可能です。
さらに、役員に対する適切な報酬やポイント制度を設けることで、「面倒だからやりたくない」という心理的なハードルを下げる効果も期待できます。金銭的な報酬のほかに、駐車場使用料の減額や共用施設の優先利用といった形でのインセンティブも有効です。
②外部専門家の活用とそのメリット
役員の業務が専門的すぎて敬遠されるケースも多くあります。そうした場合は、外部の知識を持つ第三者をアドバイザーとして招くことも有効な手段です。一級建築士やマンション管理士などの専門家による助言があれば、（修繕委員も含む）役員の負担を減らし、安心して意思決定を進められます。
このような外部支援を受けることで、トラブルの予防や資産価値の維持にもつながるため、結果的に住民全体にとってメリットの大きい取り組みとなります。
③理事長の外部委託・管理者方式の採用
さらに一歩踏み込んだ対策として、理事長の業務を外部に委託する「外部理事長制度」や、理事会を設けずに専門家が管理者として指揮を執る※「管理者方式」があります。
これにより、役員の負担が大きく軽減されるだけでなく、専門的な判断が迅速に下される体制が整います。ただし、費用や契約内容については慎重に検討する必要があるため、導入にあたっては総会での十分な議論が不可欠です。
（※注：特に、全てを丸投げする「外部管理者方式」は、今（2025年時）、話題の「大規模修繕工事談合」の温床となる可能性も高く、管理組合が「手綱」を握っている方法を考えておくことが重要です。）
役員不足はマンション運営における深刻な課題ですが、こうした工夫や制度の改善を通じて、負担を分散しながら継続的な体制を整えることが求められています。
④住民トラブルを未然に防ぐための取り組み
分譲マンションでは、さまざまな人が共に暮らしているため、日常生活の中で思わぬトラブルが発生することがあります。騒音やペット、共用部分の利用方法をめぐる摩擦は、管理組合の対応力が問われる問題です。事後対応だけでなく、トラブルを未然に防ぐ仕組みづくりが重要となります。
⑤明確な管理規約の整備
まず基本となるのが、管理規約と使用細則の見直し・整備です。これらは住民間のルールブックともいえる存在であり、騒音時間の制限、ペット飼育の可否、ベランダ利用の制限など、細かいルールを明文化しておくことで、誤解や感情的な対立を防ぐ効果があります。
特に古いマンションでは、管理規約が時代に合わないまま運用されているケースが多く見られます。住民のニーズに応じて、定期的な見直しと合意形成を行うことがトラブル防止に直結します。
（「住居倍増論」の中でも管理組合員に拠る管理規約の見直しを推奨しています。特に、大規模修繕工事の後が推奨です。）
⑥定期的なコミュニケーションの重要性
トラブルの多くは、些細な誤解や情報不足から始まります。そのため、住民間の信頼関係を育む定期的なコミュニケーションの場を設けることが有効です。
たとえば、掲示板での情報共有や定期的な住民向けの報告会、清掃活動などの交流イベントは、顔の見える関係づくりに役立ちます。話し合いや相談がしやすい雰囲気を築いておけば、問題が大きくなる前に対応できる可能性が高まります。
（大規模なマンションの場合、階や棟ごとでイベントを企画したり、「対抗戦」（例：e-スポーツ）イベントなどが考えられます。）
⑦外部相談窓口の活用方法
住民同士では解決が難しいトラブルも存在します。その際には、第三者の立場でアドバイスや調整を行う外部相談窓口の活用が有効です。市区町村の住宅課や無料のマンション相談窓口、専門知識を持つ団体などに相談することで、公平な視点での対応が可能となります。
また、外部の意見を交えることで住民全体が納得しやすくなり、管理組合への不満も軽減できます。相談先は事前に周知しておくと、トラブル発生時にスムーズに対応できます。
住民間の問題を完全にゼロにすることは難しいですが、ルールづくりと信頼関係の構築、そして第三者の力を借りる仕組みを整えることで、より安心・快適な暮らしが実現できます。
【大規模修繕計画の立て方と資金準備】
分譲マンションにおける建物の価値と安全性を維持するうえで、大規模修繕は避けて通れない重要な取り組みです。しかし、費用の負担や工事内容への理解不足から、修繕が後回しになってしまうケースも少なくありません。適切な時期に、無理のない資金計画とともに進めることが、管理組合の責任です。
①長期修繕計画の策定ポイント
大規模修繕の基本は、「長期修繕計画」を立てることから始まります。これは、20〜30年先までの修繕スケジュールや費用を見越した計画表で、管理組合の将来設計の指針となる資料です。
策定にあたっては、建物の劣化状況や築年数、前回の修繕履歴などを踏まえて、実現可能な計画にすることが重要です。外壁や屋上防水、配管の更新など、各設備の耐用年数を正確に把握することで、無理のない修繕周期が見えてきます。
②修繕積立金の適正な設定方法
長期修繕計画に基づいて、修繕積立金をいくらに設定するかも大きな課題です。積立金が不足していると、修繕そのものが行えなくなるリスクがある一方で、過度な負担は住民の生活を圧迫します。
そのためには、第三者による建物診断や資金シミュレーションを活用し、適正な金額を算出することが求められます。また、数年ごとに見直しを行い、インフレや建材費の高騰などにも柔軟に対応していく必要があります。
③一時金徴収のリスクと回避策
修繕積立金が不足した場合、多くの管理組合が選択するのが一時金の徴収です。しかしこれは、急な支出が困難な家庭や、高齢者などにとって大きな負担となります。徴収自体が困難になると、修繕が遅れたり、必要な工事が実施できなくなったりする恐れもあります。
こうしたリスクを避けるためには、早い段階からの資金計画と積立額の調整が不可欠です。さらに、修繕資金の借入れ制度（修繕ローン）や、減税措置など公的支援制度の利用も検討すると、選択肢が広がります。
マンションの劣化は避けられない現実ですが、計画的に備えることで建物の寿命を延ばし、資産価値の維持にもつながります。住民の理解と協力を得ながら、見通しのある修繕計画を構築することが、健全な管理組合の運営のカギとなります。
【管理会社との上手な付き合い方】
分譲マンションの管理を円滑に進めるためには、管理会社の存在が欠かせません。日常的な清掃や設備の点検、修繕工事の手配など、多くの業務を担っている一方で、住民や管理組合との連携がうまくいかないとトラブルの火種になることもあります。信頼関係を築き、協力体制を維持するためのポイントを押さえておくことが重要です。
①管理会社の選定基準と見直し時期
管理会社は一度契約すると、そのまま長期間変更されないケースが多いですが、建物の老朽化や住民ニーズの変化に応じて、見直しを行うことが必要です。選定時には以下のような点に注目しましょう。
・業務の対応範囲と実施体制
・担当者の対応スピードと質
・コストとサービス内容のバランス
・過去のトラブル対応や実績
少なくとも5〜10年に一度は、他社との比較や契約内容の再評価を行い、現状に合ったサービスが提供されているかを確認することが大切です。
②委託契約の内容と注意点
管理会社との関係は「委託契約」によって成り立っています。契約書には、業務の範囲、報酬、責任分担などが記載されており、内容を十分に理解していないと、後々のトラブルにつながる可能性があります。
特に注意すべき点は、業務の範囲が明確に定義されているかどうかです。例えば、「修繕手配までが業務で、立会いや確認作業は別料金」といった細かな部分も確認が必要です。また、契約内容に不明点がある場合は、専門家の助言を仰ぐのも効果的です。
③管理会社とのトラブル事例と対処法
実際には、「担当者の対応が遅い」「清掃が雑」「報告が来ない」といった不満が管理会社に対して寄せられることがあります。これらは、委託業務の内容や評価方法が曖昧なままになっていることが原因であるケースが多いです。
こうしたトラブルを未然に防ぐには、定期的な面談や業務報告会を実施し、課題を共有する仕組みを設けることが効果的です。また、第三者によるチェック体制を導入することで、管理会社の業務品質を客観的に評価することもできます。
管理会社との関係は「任せきり」にせず、適切な距離感と監督機能を持つことが、安心で質の高いマンション管理を実現する鍵となります。
以上の様に、多くの責任と判断が求められる複雑な管理組合運営において、とりわけ築年数が進んだマンションで、老朽化に伴う技術的な問題や法律上の制限も増える中で、住民だけで（またルーチンワークをこなすだけの管理会社とでは）対処することが難しくなることも在るかと思います。
そうした時に、第三者としての専門的な知見を持った存在が心強い味方となります。
弊社では、以下の様なサービスでマンション管理組合様への支援が出来ないかと願っております。
①初回無料相談から始める継続的な支援
「まずは現状を相談してみたい」という管理組合様向けに、初回無料相談の窓口を設けています。相談内容には、長期修繕計画のチェック、建物のハードのトラブル（不安）、大規模修繕前の事前相談、自主管理への移行や管理組合法人立上げ等の可能性相談など、多岐にわたるテーマが含まれます。
②一級建築士による法的・物的調査の提供
ARCEでは、一級建築士の知識を活かし、法的調査や現況調査（劣化状況や市場調査）を実施しています。これは、マンションの構造・劣化状況や法的条件（違法・既存不適格では無いか？等）が、今後の維持管理や改修工事、更には建替えにどう影響するかを把握するためのものです。
例えば、今回の大規模修繕工事談合問題に伴い、大規模修繕コンサル（設計事務所）の関与も疑われる中、本当の「第三者」が分からない・・・と言った不安も在るかと思います。弊社は、これまで「（むしろ管理組合様側に立った）第三者業務のみ行う」ということを一貫しており、真に「中立」で「技術的」な「現況調査」を行うことを心がけております。
（余談ですが、こうした「内情」を知りたいというマンション管理組合様への「無料相談」も行います。但し、あくまで皆様の良好なマンション運営に貢献することが主旨ですので、暴露話だけにならない様にご注意ください。）
③オンライン相談と地域密着型サポートの特徴
特に、拠点を構える東大和市を中心に、東京多摩地域～23区、埼玉西部・神奈川北部エリアに密着したサポートを中心として行っておりますが。遠方からの相談や平日に時間が取れない方向けに、Zoomなどを利用したオンライン相談にも対応しており、気軽に専門家の意見を聞くことができます。その後も、ご相談内容に拠って、理事会や修繕委員会への同席にも対応いたします。
このように、ARCEでは分譲マンションの管理組合が抱える悩みに対して、建物（物的）と法的の両面からサポートする体制が整っており、個々の現況に即した実践的な支援が受けられます。
【まとめ】
①人口減少社会におけるマンション運営の難しさ
分譲マンションにおける管理組合の運営は、単なる義務の遂行にとどまらず、住まいの快適性と資産価値の維持に直結する非常に重要な役割を担っています。しかし現実には、役員のなり手不足や高齢化、住民間トラブル、資金不足といった複雑な課題が数多く存在します。
②長期的な視点と新たな管理手法の模索
管理組合が健全に機能するためには、明確なルールの整備とともに、住民同士の信頼関係や外部の知見をうまく取り入れる柔軟な姿勢が求められます。大規模修繕や資金計画といった長期的な視点も欠かせません。
また、住民間コミュニケーションを促進するアプリや、AIを利用した管理支援ツール等が開発されていないか？等の最新の知見の導入にも視野を広げておきたいところです。
ARCEでは、こうした分譲マンション管理組合の悩みに対して、一級建築士による調査支援やオンライン相談など、個別に即した支援体制を整えています。初回無料相談をきっかけに、無理のないかたちで継続的な運営サポートを検討してみるのも一つの選択肢です。
健全な管理組合運営が、安心で快適な住環境の第一歩です。まずは自分たちの現状を見つめ直し、小さな改善から始めてみましょう。
2025.05.21
